線上預約被排成背靠背、一小時後被臨時約走？時段、緩衝、提醒信一次設好

線上預約開出去以後，最常出問題的是時段規則：會議一場接一場、一小時後的時段被臨時約走、客人忘了出席。這三件事分別靠「前後緩衝」「最短提前預約」和「提醒信」處理，都在預約項目的編輯頁。預設值是 0 分緩衝、提前 1 小時、開放 30 天、提醒 1 天前和 1 小時前。線上預約是中階方案以上的功能。

先確認基本設定：時長決定一格多長

左側選單點「行銷推廣 → 預約線上會議」，點進一個預約項目。最上面是預約連結和基本設定。

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這裡要注意的是「時長（分鐘）」。它除了是會議長度，也是預約頁上時段的間隔：30 分鐘的項目，起始點就是每 30 分鐘一個。目前後台沒有另外設定「每 15 分鐘一個起始點」的欄位。

每週可預約時段怎麼切？

往下是「每週可預約時段」。在要開放的那天按「＋ 加時段」，預設帶入 09:00–17:00，改成你要的時間。一天可以加好幾段，例如上午一段、晚上一段，中間空著吃飯。沒加時段的日子顯示「不開放」。

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系統會用時長把這段時間切成一格一格：

時長	14:00–18:00 切出來的起始時間	格數
30 分鐘	14:00、14:30 … 17:30	8 格
60 分鐘	14:00、15:00、16:00、17:00	4 格
45 分鐘	14:00、14:45、15:30、16:15、17:00	5 格

每一格都要整場放得進去。45 分鐘的項目不會出現 17:45，因為 18:30 才結束、超出時段。

同一個人開了好幾個預約項目（例如「30 分鐘免費諮詢」和「60 分鐘教練課」），系統把它們當成同一本行事曆：任何一個項目被約走的時間，其他項目也會跳過，不會撞期。

但有一件事要知道：你在 Google 日曆上的私人行程不會擋掉時段。可預約時段只看這裡的設定和網站上已成立的預約。某天臨時有事，記得回來把那天的時段移除，或暫時取消右上角的「開放預約」。

提醒信要勾哪幾封？

「提醒信」可以複選：2 天前、1 天前、3 小時前、1 小時前、30 分鐘前、15 分鐘前。預設勾 1 天前和 1 小時前。

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建議維持預設就好：

• 1 天前：讓對方還來得及改期。預約通知信裡有自助管理連結，客人可以自己取消或改期，不用寫信問你。
• 1 小時前：把會議連結再送一次到他眼前。
• 30 分鐘、15 分鐘前：對方多半已經在忙前一件事，信不一定會被看到，用處不大。

兩個細節：

1. 已經過了的提醒不會補寄。客人在開始前 5 小時才預約，1 天前那封就不會寄，他會收到預約確認信和 1 小時前那封。
2. 勾「同時提醒主持人」，每封提醒也會寄一份給主持人。「主持人 Email」留空時自動判斷：優先寄給連接 Google 日曆的那個帳號，沒有連接才寄到網站的聯絡信箱。實際開會的人不是網站擁有者（例如網站是助理在管），這格填講師自己的信箱最保險。

要整站關掉預約提醒，到「通知設定」的學員信件那一頁，關掉「預約提醒」。

最短提前預約、可預約天數、緩衝時間怎麼填？

最下面的「進階設定」有四格：

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時區：可預約時段以這個時區為準，訪客看到的時間也以這個時區顯示。客人主要在台灣就維持「台北 (GMT+8)」。

最短提前預約（預設 1 小時）：用天、小時、分鐘填。設 1 天，客人最快只能約明天以後。一對一諮詢需要先看對方填的資料，建議至少 12 小時到 1 天；你不會在一小時內準備好。

可預約天數內（預設 30 天）：客人最多能約到幾天後。開太長，三個月後的時段被約走，到時你的行程可能已經變了。實際上系統最多列出 90 天內的時段。

緩衝時間（預設前 0、後 0 分鐘）：每場預約前後自動預留的空檔。這格最容易填錯，下面單獨講。

緩衝時間：前後都填同一個數字

系統判斷一個時段能不能約，是拿「這一格往前延伸『前緩衝』、往後延伸『後緩衝』」的範圍，去比對已經成立的預約。用示範數字算（時長 30 分鐘，14:30 已有人約）：

緩衝設定	14:00 能約嗎	15:00 能約嗎
前 0、後 0	能（背靠背）	能（背靠背）
前 0、後 15	不能	能（背靠背）
前 15、後 15	不能	不能

只填「後 15」時，擋到的是前一格，下一格照樣能緊接著約。所以要確保每兩場之間都有空檔，前、後要填同一個數字。

代價也要算進去：時段是每 30 分鐘一格，緩衝 15 分鐘會讓相鄰的整格都約不了。前後各 15 時，14:30 一被約走，14:00 和 15:00 都跟著關掉，一場會議實際佔掉 90 分鐘。一天能接的場次會變少，這是你用來換喘息時間的成本。

如果你一天只想接 3、4 場，這個代價剛好；如果你想排滿，就把緩衝設 0，自己在時段之間留空，例如分成 14:00–15:00、15:30–16:30 兩段。

設完自己約一次

按頁面最下方的「儲存」，然後用無痕視窗打開預約連結，自己約一個時段：看時段切得對不對、確認信有沒有收到、會議方式的資訊有沒有在信裡。測完記得到預約列表取消，那一格就會重新開放。

預約項目怎麼建、Google 日曆怎麼串，另有一篇，搜尋「InfoBox 預約線上會議操作篇」。