InfoBOX 的備份資料功能非常完善，不需再另購其他備份軟體即可利用內建的備份功能完成所有資料的備份。不過 InfoBOX 除了完整備份功能外，還有另一個備份功能，就是「郵件記錄器異地備份功能」，本篇要介紹的，就是「郵件記錄器異地備份功能」的完整說明。

InfoBOX 的郵件記錄器，可以完整記錄信件的表頭，主旨，內文，附件…等資訊，將所有進出的郵件都備份下來，所以在百人的企業，有可能一天就高達 1G 的容量，在設定的部份，可以自行定義這些信件在伺服器裏要保留多大的空間，並非以日期來計算，而是以空間來計算，如下圖，我們要保留 100G 的空間在伺服器裏頭以供線上查詢之用。

開機是否啟動：請記得選擇啟用
信件方向：全部(表示收進來的信和員工寄出的信件都備份)
全部清除：按下後可完全刪除目前所有已備份的信件，右側有顯示目前的備份信件已經使用了多少容量。
空間設定：您可以設定自己需要的大小，安裝完後的預設值為2000MB(2G)，您可以在隔天下班的時候查看一下在 24 小時內總共累積了多少容量的信件，來推算您要儲存的在 SERVER 裏頭的信件量，例如一天100MB的容量，要保留一年，就大約為36000MB=36GB 的容量，您就可以查看過去一年的信件。但是，當您在搜尋某一封信件的時候，請盡量設定搜尋的日期區間，來加快搜尋的速度，否則那麼多信，要全部搜尋可是要花費很長一段時間才找得到哦!
排除記錄：可以指定某個寄件人或收件人的 EMAIL 不記錄到備份區。(例如某個收件人的信非常機密，需立即銷毀不能備份! )

但是，硬碟再加，也不可能把10年來所有的信全放在SERVER裏頭，這時候，異地備份的設定，就很重要了，如果您真的有需要，要備份好幾年的信件，就可以依照下圖的方式，利用網路芳鄰的主機來備份信件。

下載離線瀏覽器：這是一個在 Windows 主機可以安裝的 web server，當您把信件全部異地備份到其他的 windows 主機時，可以安裝這個軟體，並輸入 http://localhost:1080 , 然後指定您要搜尋的資料夾，就可以擁有和「郵件記錄查詢」的介面一樣的畫面，可以用各種條件來搜尋您要找的信件。

分割目錄大小：如果您設定1G，表示郵件記錄器裏的信件累積到到1G的容量時， 就會開始把所有信件打包成一個目錄，並傳送到異地的網芳主機。如果您設定 4G，則系統一樣會在到達 1G 的容量時就打包一個目錄，但是不會立即傳送到異地的網芳主機，必需等待達到了 4G 的容量時，才會傳送到異地主機去。

備份排程：至少每天備份一次，請自行指定伺服器較不繁忙的時間，例如半夜。

測試連線狀態：這是檢查備份主機端是否與 InfoBOX 的備份資料夾連線成功。

備份主機：可以是您公司的 NAS 主機，或是一般的 Windows xp 主機，需提供網芳能夠登入的帳號密碼(備份機的本機帳號，非AD網域帳號)，及共用資料夾的目錄名稱與主機的IP。

在異地備份的狀態表裏 ，可以看見一些重要的資訊，如下圖所以，「資料筆數」的意思是說在「開始記錄時間」之後到目前，所有郵件記錄器裏頭的郵件總數。下圖的使用空間顯示為 158230432 bytes = 158MB，因為上圖中我們設定至少要達到 1G 才會開始備份到異地的主機，所以目前仍處於「未備份」狀態。

下圖中，是另一部  InfoBOX 郵件伺服器已經運行了幾個月的時間所產生的結果：

我們設定分割目錄 4G 才開始做異地備份，剛有說過，事實上，每達 1G 的容量，系統就會自動包成一個目錄，但是不會馬上傳送至異地的網芳主機，當到達了 4G 的時候，才會開始將這4個目錄傳送到異地主機去。

下圖我們可以看見(看不清楚請點圖可放大)，每一個「資料庫名稱」都是一個包含了1G的目錄，裏頭有上千封信件，看一下最右邊的「目錄」可發現，目錄名稱為 24 的共有四個資料庫，也就是4G，因為我們設定4G為一個備份的分割單位，所以24這個目錄下又包含了四個1G容量的目錄。

假設您覺得「已備份」的信件不需要繼續存在 SERVER 裏頭，您可以直接勾選最左方的 空格，然後刪除該資料庫。

注意：

當您刪除該資料庫時，就代表您已經完全刪除了這段區間的所有備份信件，在「郵件記錄區」裏頭再也找不回來，必需到您的異地網芳主機才能找到它們。

所以，尚未備份到異地的資料庫，請勿刪除，否則就永遠找不回來了。

PS. 這裏要特別提醒，InfoBOX 預設在 「郵件記錄器 \ 設定\ 空間設定」只有 2G，請您若有長期備份在 SERVER 端的用戶，記得要先調大這裏的值，以免當您要找尋兩個月前的信件時，早就已經超出 2G 的容量而被刪除了 (當達到空間設定的時候，系統會從舊信開始刪除)。